دستگاه حضور و غياب پارس تردد

در دهه هاي قبل تر براي كنترل ورود خروج پرسنل بجاي استفاده از دستگاه حضور و غياب اين امر به صورت دستي در دفتر حضور و غياب انجام مي شد و مشكلات فراواني مثل عدم دقت در محاسبه ي تردد پرسنل، تقلب برخي كاركنان و… وجود داشت كه با پيشرفت تكنولوژي و وارد شدن سيستم هاي حضور و غياب ، امروزه اكثر سازمان ها از نرم افزار حضور و غياب استفاده مي كنند.

در دنياي امروز با استفاده هر چه بيشتر از سيستم هاي كامپيوتري در امور مختلف اداري ، نقش نرم‌افزار مناسب و بهينه در اين سيستم ها بسيار ضروري بوده و در اين بين سيستم هاي كنترل كاركرد از جايگاه ويژه اي برخوردار هستند . با در نظر گرفتن اهميت كنترل تردد و محاسبه دقيق كاركرد پرسنل و نيازهاي جديدتر مديريت و دسترسي سريع به اطلاعات، سيستم حضور و غياب به گونه اي طراحي گرديده تا بتواند جوابگوي نيازهاي پرسنلي سازمان باشد. پارامترهاي كاركرد كاركنان شامل : ميزان كاركرد ، غيبت ، مرخصي ، مأموريت و اضافه ‌كاري و… مي باشد كه توسط سيستم حضور و غياب ثبت ومحاسبه مي گردد .

سامانه حضور و غياب كه شامل دستگاه و نرم افزار حضور و غياب مي شود عبارت است از سيستمي كه به مجموعه هاي مختلف امكان مديريت زمان بندي و بهره وري از نيروهاي انساني خود را مي دهد. مدل هاي مختلف مربوط به اين دستگاه بر اساس نياز هاي سازماني شركت هاي گوناگون، شامل ويزگي هاي متنوعي است كه بر اساس نوع تقاضاي هر مجموعه، مي تواند تركيبي از فاكتورهاي مورد توجه منابع نيروي انساني بوده و در نتيجه خروجي قابل قبول را ارائه دهد.

براي كنترل تردد كارمندان يك شركت يا سازمان بايد زمان رفت و آمد آن ها را بررسي و زير نظر داشت و اين كار دشوار و زمان گير است ، در نتيجه نياز به نرم افزاري مي باشد كه در محيط كاري ، ساعت حضور و غياب در آن ثبت شود تا بتوان توسط آن فيش حقوقي كاركنان را تعيين كرد.

نرم افزار و دستگاه حضور و غياب موجب مي شود كه نظارت و مديريت پرسنل به نحو درست و دقيقي انجام شده و از كم كاري هاي احتمالي كاسته شود درضمن اين اطمينان براي پرسنل حاصل مي شود كه به هيچ عنوان حقي از آن ها ضايع نشده و كليه تردد ها ها طبق قوانين و مقررات و ساعات ثبت شده در سيستم صورت گيرد. با اتوماسيون كردن حضور و غياب در يك سازمان، كليه عمليات مربوط به ورود و خروج كاركنان شامل مرخصي ها، مأموريت ها، اضافه‌كاري، شيفت ها، تقويم‌كاري و كاركرد پرسنل ثبت شده و قابل بازيابي است.

همان طور كه مطالعه كرديد شما با خريد يك دستگاه حضور و غياب اثر انگشتي و نرم افزار حضور و غياب نه تنها در هزينه هاي خود بابت دقت بالاي محاسبات و كوچكترين دقايق صرفه جويي مي كنيد بلكه انرژي و زمان كمتري را صرف اين امر مي كنيد و تقلب را به صفر مي رسانيد و جاي هيچ صحبتي براي پرسنلتان با قي نمي ماند.

امروز با موضوعي ارزشمند از وب سايت دستگاه حضور و غياب پارس تردد در خدمت شما هستيم تا با فوايد استفاده از نرم افزار و دستگاه حضور و غياب و همچنين توجيه اقصادي آن در يك سازمان يا شركت آشنا شويم.

پيش از اين اكثر مديران براي كنترل ورود و خروج پرسنل و نحوه محاسبات حقوق كارمندان زمان و انژي زيادي را صرف اين كار مي كردند.در اين مقاله قصد داريم قبل از اين كه شما در كسب و كار خودتان هزينه اي را صرف اين كار كنيد، تصوير روشني از هر آنچه كه نياز داريد در مورد اين سيستم‌ها بدانيد را به شما ارائه دهيم و با توجه به الويت ها سيستم مورد نياز حضور و غياب خود را تهيه كنيد.

1- كاهش تقلب در زمان تردد

زماني كه يك مدير در يك شركت متوجه شود تقلب در حضور و غياب در بيشتر محيط‌هاي كاري اتفاق مي افتد شايد كمي غافلگير شود. در روش‌هاي ديگر مديريت تردد ، اين امكان به وضوح وجود دارد كه برخي از كارمندان دست به تهيه مستندات ساختگي و تقلبي حضور و غياب بزنند، مثلا فرض كنيد يك كارمند 2 ساعت خارج از مجموعه كار شخصي دارد و بدون اين كه خروج خود را ثبت كند مرخصي مي رود، كه اين يك مشكل بزرگ و دراز مدت براي كسب و كارهاي مي باشد كه به مشتريان خود بايد خدمات ارائه دهد و همه ي اعتبار افزايش فروش به تعهد آنها بستگي دارد، چرا كه اين گونه تقلب‌ها ضمن كاهش اعتبار كسب و كار باعث نارضايتي مشتريان نيز مي شود.

درضمن اگر يك سيستم حضور و غياب كارتي را انتخاب كرده باشيد كاركنان به راحتي مي‌توانند آن‌ها را به ديگران بدهند تا به جا همديگر در زمان ورود و خروج تردد ثبت كنند ولي اگر يك دستگاه حضور و غياب اثر انگشتي را خريده باشيد بر اساس بيومتريك كه كمك چشمگيري به يك سازمان مي‌كند،كدام كارمند مي‌تواند اثر انگشت خود را با ديگران به اشتراك بگذارد؟

2- كاهش خطا در حقوق و دستمزد

يكي از اصلي ترين و مهم ترين ويژگي‌هاي يك نرم‌افزار حضور و غياب، امكان پيگيري ساعات كاري بر اساس كاركنان است.در واقع نرم ‌افزار بايد ق÷ابليت ثبت ساعات كاري كاركنان در مأموريت ، مرخصي يا تردد فراموش شده را به صورت دستي داشته باشد. همچنين بايد قابليت پرداخت حقوق‌ها از طريق نرم افزار حقوق و دستمزد، امكان محاسبه روزهاي تعطيل، ساعت‌هاي كاري مقرر و مرخصي و ماموريت را داشته باشد. با اين شكل از اتوماسيون داده‌ها، منابع لازم براي محاسبه حقوق و دستمزد كاهش مي‌يابد و خطاهاي دفتري مثل وارد كردن اشتباه اطلاعات كاملاً از بين مي‌روند، كه اين ويژگي در واقع تضمين كننده حداكثر منافع براي شركت مي باشد.

3- داده‌هاي واقعي زمان تردد

در درجه اول، يك نرم‌افزار حضور و غياب مطلوب بايد امكان ثبت زمان ورود و خروج كاركنان را به صورت الكترونيكي از راه‌هاي مختلف تأمين كند. از جمله اين راه‌ها مي‌شود به ثبت الكترونيكي ساعت و وضعيت اتصال رايانه يا دستگاه‌هاي همراه كاركنان به اينترنت سازمان، اشاره كرد.

سازمان‌ها براي مديريت آسان‌تر كاركنان خود بايد بدانند چه فردي كار مي‌كند، چه كسي كار نمي‌كند، چه كسي تا ديروقت كار مي‌كند و كدام كارمند تظاهر به اضافه كاري مي‌كند. مديران يك سازمان براي دانستن اين‌ها نياز به اطلاعات واقعي زمان حضور و غياب كاركنان خود دارند.

به همين خاطر است كه نياز به يك نرم‌افزار حضور و غياب احساس مي‌شود؛ نرم‌افزاري كه بتواند از زمان واقعي تردد كاركنان اطلاعات دقيقي ارائه دهد. اطلاعاتي كه بدون از دست رفتن وقت به‌روزرساني شوند و هميشه آخرين نسخه آن‌ها به منظور تأييد يا هر امر ديگري در اختيار مديران باشد.

4- مقرون به صرفه بودن

سيستم ‌هاي حضور و غياب بيومتريك به عنوان يك ابزار مقرون به صرفه در نظر گرفته مي‌شوند چرا كه براي مثال يك دستگاه حضور و غياب اثر انگشتي در مقايسه با يك سيستم معمولي مبتني بر RFID ارزان‌تر تمام ‌مي‌شود. گروهي از كارشناسان معتقدند كه كسب و كارها با استفاده از يك نرم‌افزار حضور و غياب بيومتريك خودكار مي‌توانند تقريبا 5 تا 8 درصد از هزينه‌هاي حقوق و دستمزد خود را كاهش دهند.